3

　　会议筹备方案的拟订
　　内容：1确定会议的主题和议题2名称3议程4时间和地点5所需的设备和工具6会议文件的范围以及文印或 复制工作7与会代表的组成8经费估算9住宿和餐饮安排10会议的筹备机构与人员分工。 作用：确保会议的严密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的用意得以贯彻执行。
　　电话会议 （适用于规模不大办公地点绝对集中的企业） 交流信息的特点 1方便灵巧准备时间短回复敏捷是电子通信会议中破费起码的，更能激发创造性思维轻易修改自己的特点2缺少身 材语言，难以进行互动交流缺乏文本难以传递大批细节信息3为了进步电话会议的效率可搭配使用其他通信方式4 实用于分公司不远规模不大的企业
　　电话会议信息工作要求 1准确发出开会信息，阐明是否设分会场 强调准时到会2当真发放会议书面信息资料3公道安排会场信息传输设备4按时接通电话5相互通报缺席情况6做 好会议记录
　　视频会议 特色1实现了声音图像同时传递 攻破了空间的限度2节俭时间用度3交流效果好4局限初始准备时间较长投入本钱高没用背靠背的互动后果交换不 够深刻普遍 要求1发出开会信息2散发文件信息资料3安排会场4设置于检查会场信息传输装备5做好会议信息准备6采取先 集中后疏散的情势7汇总情况信息
　　※组织视频会议的方法1视频会议的会场2 做好会场布置工作装备和检查设备3设备维护4为减少租用通信线路的时间5 节俭费用
　　远程会议筹备方案特点 1远程会议存在节省时间和金钱,能与电话服务机构约定使用录音带做永恒记录,且交流更加直接,简 短的长处。
　　2远程会议筹备方案拟定时,应预先了解供给电信会议服务公司的服务业务,并提前一周与电信会议服务公司 预约,明确提出自己的要求,并提前将下列内容告知电佩服务公司：（会议日期、会议起止时间、会议参加人数、 与会者的电话号码、主持人姓名等。3会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议 讨论）4远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和畸形摆放是否合乎要求
　　会务机构分工的要求：会务机构分工重要指定会议组织部门和人员落实.会务机构的各部门需明确各息的任务 和要求.详细要求:1要根据会议的范围和类型组织人员步队2会务机构要分工明确、责任到人3增强和谐，定期 沟通
　　会议筹备方案的制定程序1组建会议筹备委员会 2分成筹备小组3构成筹备方案 4领导审核方案
　　检查会务筹备情况检查内容：会议准备是否充分、会议期间是否消除各种烦扰、环境条件与用品准备、文件材 料的准备情况、会场布置情况的检查、会议捍卫工作检查以及其他。
　　方法 1听取会议筹备人员的汇报（听取汇报的领导加强前期调查；对汇报材料的准备要着重难题和问题；汇报时间合法 ；对单薄环节及时调剂加强）2会前现场检查:确保所有事项条理清晰；注意气息；建立入场登记台；佩戴徽章名 牌；准备接待休息室. 检查结果的形式:书面.口头.协调会
　　检查会议筹备情况的工作程序:开会检查的程序1会议筹备机构对会议准备情况进行自我检查 2会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出调和会通知 3召开协调会并在会上现场解决问题 4汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实.现场检查的程序1指定现场检查的路线和确定现场检查的重点并 通知有关筹备部门2制造检查单，以便记录和汇总3依照既定的检查重点逐个现场核查并明确记载4对未达要求的 收拾出整改和订正意见并予以纠正
　　※新闻宣布会的注意事项1确定消息主题，挑选发布良机2筛选媒介单位、落实宴请范围3确定会议主持人， 精选发人4处理好应躲避的问题制定各种应变措施
　　※庆典活动组织工作重点1.前期调查研究 2.精心谋划准备3.选择最佳机会4.邀请嘉宾光顾5编排活动程序6 安排其他活动7善后工作处理
　　对检查所发明问题的纠正 1首先剖析问题的性质和规模确定其对会议的质量的影响水平 2找出发生问题的起因寻找解决问题的方法3在人财物方面为改正偏差做好相应预备4义务到人放松落实将纠正结 果通报
　　会议文件审核内容与工作程序:内容：1审核会议文件的正确性和完全性2详细内容（审核会议文件与会议主 题的关系，审核会议文件是否存在与国度和组织的方针、政策、法规相抵触的内容，审核会议内容是否经由考察研 讨、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了核心突出、观点明确、条理 明显、事实精确）
　　工作程序1起草该文件的秘书就内容进行自审 2主观秘书进行初审 3如内容涉及部门较多，要进行会审 4审核修改后主要领导或主管领导进行终审
　　与领导沟通有关会议事宜1原则：时间性原则、及时性准则、全面性原则。2办法:定期向领导提交书面讲演 ；有会议负责人定期向领导口头汇报；领导亲身加入会议，其余道路3程序：明确会议目标：明确会议领导与各小 组的义务；明白会议波及范畴；会议工作所请求的品质尺度；会议要到达的阶段性目标；制订目的时留出意外情形 时光；明确沟通会议有关事宜的方式和门路：断定沟通的时间地点与会职员；检讨沟通所用各类文件材料；向领导 汇报会议准备情况跟进展；听取领导唆使；将记载送给引导。 留神事项 1对领导的指导和双方探讨的成果尽快落实安排2保持与会议主管领导坚持按期沟通并将落实情况及时向领导反馈 3在会前会中会后不同时代沟通中要凸起各自的重点
　　会议应急方案的内容
　　1.会议中可能呈现的问题：人员问题 场地 设备 资料 健康与保险 与会者情感 与会者返程 行动 2.明确问题涌现时负责解决的会议工作人员 3.处置会议突发事件的方法：同上
　　会议应急方案的工作程序：1猜测情况 2准备应答备选方案3讨论会议紧迫情况 4确定会议应急方案 注意事项：住宿安排要妥当、餐饮服务要周密、医疗卫生工作要有恃无恐、交通保障应落实到位、会议通信服务力 求标准稳固牢靠迅速、娱乐生涯要丰盛多彩、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位
　　提醒会议按打算进行：原则：认真倾听，起码限度打断谈话；树破自信念，确信自己能对任何矛盾产生踊跃影 响；打消交流阻碍；强调问题；使用高深的人际交流技能。工作程序1了解议题和议程2准时宣告开会3有效领导 议题 （会议开始前明确开端和结束的时间保证及时开会散会；议题开始前，划定讨论范围并保障同等发言；议题结束后 简略总结并发布结束。）
　　会议经费的监督方法：报告和会议、受权与自我控制、质量、损益均衡表、比率分析、审核时要 逐项细审。 会议经费使用的程序:1申请经费2主管领导审批3财务部审批4财务人员提取现金或填写支票5经费支出6审核 会议经费支出
　　处理睬中突发事件1类型：人员问题，健康与平安，处理行为2程序：对会议中出现的突发事件及时向领导报 告；启动会议应急方案的各项办法；调动会议有关人员及时进行补救和处理；必要时向公共应急机构恳求声援；处 理好突发事件的善后工作 3注意事项：1责任分工：综合治理，兼顾安排；加强责任意识；加强岗位责任制。2突发事件与规章制度：应急 方案的定期检查制度；突发事件的第一时间呈文制度；各种应急设施的检查保护轨制；值班工作责任 到人制度
　　会议总结工作 1目的 目标实现情况 小组履行情况 总结教训教训 赏罚人员解决遗留问题 2内容：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题,参加会议的上级领导人,会议的主持者,领导 报告或讲话的要点,对会议的基础评估和贯彻要求,会议的决定情况及今后的工作任务布置等。3程序：对会议咨 询意见，拟就工作总结稿 ；向领导报告会议论断；总结定稿；印发；归档；组织全体工作人员进行总结4方法：座谈会 表扬会 书面总结
　　※中型以上的会议停止后，大会秘书处要组织全部工作人员进行总结，如有的领导有具体要求，就需要在开号 总结会的基本上写出书面的会务工作总结，并交有关领导审视后作为大会的文件材料连同会议记录会议简报会议文 件等一并作为完整的卷宗纳入档案，对于主要的会议秘书能够在会议结束前印发一份问卷或会议组织评估表，以对 会议的功效进行打分，所涉及的方面包含明确的会议目标实现任务会场以及时间的安排等内容要求会议工作总结要 根据岗位责任制和工作任务的内容逐条检查；切实回想和检查会议工作中好的方面和存在的问题；有理有据，捕风 捉影；会议的总结赢一分为二，鼓励为主。
　　会议评估工作内容：1形成有效会议的因素（目标清楚，恰当时间地点形式，紧凑的议程，准确的信息传递， 周到的前期准备合理内容安排）2影响会议效率的主要因素（会议必要性；会议前期准备工作的质量；会议责任分 工；会议的多，长，大，高，支出超标、挥霍惊人，准备不充分质量不高，组织不当。3会议评估标准：目标（是 否达成，主持人的准备，发言者发言是否引起共识，会议形式地点是否适合，资料是否及时），会议时间评估，与 会人员参加会议的状况和播种，会议服务评估，会议实际费用、成本支出、再度召开时持续推动与保 持的事项。
　　会议评估工作程序：分析影响会议效果的因素、设计会议效果评估表、汇总评估结果。 注意事项：防止欠缺会议记录，落实不力，得失进行总结,Bape Jeans，不遣散已完成任务的工作组；与会人员对会议不满。 高效率会议的决定因素：会议要开的短；安排较多的运动使会议获最大价值；特殊注意选择地点；对与会人员名单 要不断改进；请公关公司筹备时应多看多问；对某会议承办公司的工作觉得满足时可斟酌长期配合； 讨价还价。
　　涉外招待原则：不卑不亢、依法办事、内外有别、尊敬个人、女士优先、入乡顺俗。礼宾次序:1国家地域名 称的拉丁字母2具体身份职务高下3到达时间4告诉东道主自己决议到访的具体时间5不排列
　　礼宾顺序确定步骤1确定礼宾次序计划2提前通知有关各方3按礼宾顺序排列座次、名次、出场 次序
　　涉外迎送典礼要求：1发出邀请2准备工作：明白来访者的根本情况；外宾饮食喜好宗教禁忌等；拟定拜访日 程；安排食宿3虎头蛇尾
　　着装要求：穿正装
　　部署涉外迎送工作程序 1肯定迎候人员2筹备迎宾的物品3会晤讲求礼仪4送行前的访问5支配送行典礼
　　安排涉外会谈的要求:充足了解双方情况；准备工作要落实到位；会谈会见要做好记录，问题要落实.造访要 求：拜访火线电话接洽；达到宾馆大厅通知对方；首次见面可不送礼物。
　　会面谈判工作程序：1商定2告诉对方有关事项3准备工作：背景资料，会见场合布置，人员支配4迎接客人 5会见会谈6送别客人
　　涉外宴请的原则：宴请环境要雅致宁静，点菜注意个人饮食习惯或因宗教信奉而来的禁忌，菜肴要有处所特点 ，参加宴请的人要讲究个人卫生、衣装清洁得体、女士要化装、不穿白天的工作装
　　抉择礼品的注意事项: 1与受礼者的关联2明确送礼的原因3懂得受礼者的特点4经济方面的限定
　　办公模式产生变更的原因:1办公场地的费用过高，企业都千方百计压缩办公室的面积，让最小的面积发明最 高的好处2城市中日益重大的交通拥挤问题和上班的顶峰时段的艰苦，使人们在工作模式上从新安排3高科技的发 展，尤其是通讯技巧的改变，使人们的联系更加便利，不在办公场所也能彼此沟通4企业本身的发展更加需要机动 地聘用人力资源，如一些短期名目就不需聘请长期的正式员工5企业间竞争的加剧，使得企业一直紧缩工资费、管 理费、旅差费等人工成本6一些企业的组织构造进行了改变，需要用人制度相应转变7在宽松的社会环境中，人们 盼望最大限度地施展本人的才华，多唱工作，也需要不同企业实行多种模式的工作方法
　　不同办公模式的特点
　　1在家办公:优:节省办公室空间和资金,节省消费的时间,更灵活的管理自己的时间,womens nike air max,减少交通的拥挤,传染和费用.缺:需计算机和电话以保持联系,monster beats hd solo,有的缺乏合适的办公环境,增添了组织监督.管理和控制工作人员工作的难度,共事之间交流减少,减少了与专 业人员及社会的联系2弹性时间:优:时间灵活,更好的安排工作时间,提高效率.缺：难监视员工3远程工作. 优：减少总部办公空间的开销,工作时间更灵活.缺：加大了对员工监督和节制的难度4虚构办公.优：减少工作 空间和办公用品的消耗,信息可能存储、归档和通过盘算机网络发送.缺：难以把持任务和信息的质量,难于管制 网络以及信息的安全保密5兼职工作:优:兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作,充分发挥自己的特长.缺 :控制和监督员工较难,难以掌握工作量及报酬6定期合同制.优:能灵活聘到优良人员,这些人工作有能源,效 率高.缺:难以控制员工对企业的虔诚,christian louboutin,缺乏工作保障7交替工作:优:能激励工作人员.缺:交接不当，会出现工作凌乱8常设办公桌.优:节省资金 也节省员工的时间.缺:员工缺少归属感,不能得到充分的信息,下降工作效率,也难于被管理。
　　选择办公模式的工作程序1深入调查现有办公模式所面临的问题2根据调查结果确定相应的新型办公模式3根 据新的模式要求制定管理监督的标准和责权力相联合的分配制度4先在局部部门履行获得经验,逐渐 推广新模式 5不断根据本企业特点完善新模式,评估启用新模式的得失
　　办公室布局：开放,关闭式 作用:造成有效率的工作流程；有利于员工工作分配；有利于工作顺利完成
　　设计办公室的工作程序1分析不同部分业务特点对办公前提的要求:面积、空间大小,人员流畅的频率,声音 对办公效力的影响,须要设备及家具量的多少2设计平面图:指定专人或委托别人设计平面图,并证询各应用部门 的意见,依据看法修正设计,完美办公室的功效3取舍办公众具、设施和装潢:当办公室空间已经调配和离开时, 办公区必需布置家居、装置设备和进行装饰4注意采光、温度和透风